晨科文件管理系统,助力文件管理集中化

时间 • 2019-08-16 20:22:30

  文件管理是一个公司管理的重要联系的枢纽。不论公司规模大小,都需要有一套完善的文件管理体系,才能更好的为公司业务的发展服务。公司的规章制度、业务往来都离不开文件管理。文件管理越来越受到企业的重视,一个企业包含大量的文件,文件类别复杂,而且数量巨大。所以企业在进行文件管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文件存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文件版本混乱,无法及时同步更新到最新版本;权限不清晰,容易泄露;文件无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文件管理系统逐渐成为国内外业界研究的热点。

  晨科响应企业的需求,开发设计了一套文件管理系统,专注于文件集中存储和管控,灵活适应各类企事业单位的组织结构管理需求,支持集团总部、子公司、部门多层组织架构,子公司或部门可以根据需要自行管理下级部门和人员。系统包括文件管理、数据搜索、审批管理、系统设置、到期提醒、设置功能六大模块。“文件管理”中对全部文件、借阅过的(是否过期)、被借阅过的(是否过期)、收藏的、锁定过的文档有一个直观的了解。系统同时支持文件和档案的借阅。文档借阅到期后,系统会自动收回或提醒,也可以自定义文件档案的借阅流程;而“数据搜索”则可以对海量文件进行检索,还包括精准高效的OCR文字识别;对于需要审批和审批过的单据可以在“审批管理”中快速查询;在“系统设置”模块中,包含自定义统计报表,文件操作日志、审批记录等等小分块;文件档案到期与否的记录可以通过“到期提醒模块”查询;功能设置模块包括权限、审批流程、水印设置、文件模板设置、登陆提醒设置、各类图标设置等等,功能强大,全方位满足管理所需。

  软件操作系统主要是app端和Web端。手机打开企业微信、钉钉,一键扫码登录、方便快捷,还可以对接LDAP/AD,直接使用LDAP/AD账户登录,统一用户认证通过身份认证的整合,实现应用系统的集成。可以用手机查询文件、查询档案搜索文档、在线预览、借阅文档、在线审批等等操作。

  我们的产品优势独特:1,集中存储、分类管理。将分散存储于员工电脑中的文档,集中到中心服务器统一存储管控,按部门、类型对文档进行分类管理并且分目录整理、存放;2,权限清晰, 可针对用户、部门及岗位进行细腻的权限控制,控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作,不易泄露;3,全文检索快速查询,可以索引Office、PDF等文件内容,快速从海量资料中精准查找所需文件,特别包含高级搜索,在文件搜索的基础上,进行条件搜索或组合查询并排序。4,支持各类型文件在线预览。在权限范围内可以直接在线预览文件内容,包括图片、Office、CAD文件等,无需下载,无需打印,方便用户使用文档,而且进行预览、打印和下载时可显示水印标签维护知识产权;6,文件批量导入,实现文件快速高效地导入导出,而且保持原有目录结构;7,用户自定义统计报表,基于强大的数据透视引擎,用户可以根据自身需要自由选择分组项、统计项,快速生成统计图表。可以统计文件数量、目录数量、访问量排名等;8,详细的文件操作日志,针对所有人员的业务操作行为进行详细记录,登记操作人、操作内容、操作时间、IP地址等。每一笔业务操作都记录在案,做到有案可查,为业务的追溯和审计提供依据。

  我们的产品已经在各行各业中得到广泛使用,发展比较成熟,合作了近5000多家企业,反馈良好。其中晨科软件助力大搜车全面升级档案管理信息化系统。在完整分析了大搜车的整套运作流程之后,对大搜车的结构与系统进行了合理规划,为其专业量身定制了档案管理系统,使档案全程处于管理系统的监控范围内,系统能清晰地追踪档案的流动方向与内容更新。晨科软件牵手银江股份开创文件档案信息化管理新模式。晨科软件为银江股份打造的先进的文件档案管理系统,使其真正做到文档责任到人,管理有序的效果,完善了文档管理体系,提升了效率。同时,晨科软件也通过为合作伙伴制定专业的管理服务,不断提升自身实力。晨科携手上海银行共建授信档案管理系统,晨科软件针对上海银行的授信业务展开深入调研,将文件档案一体化管理理念贯穿到上海银行成都分行及下属所以支行的日常业务运行过程中,为其量身打造了集文档管理、文档调阅、文档审批于一体的授信档案管理平台。